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商业信函的5W7C原则

作者：maisie 文章来源：本站原创点击数更新时间：2010-9-3 15:34:32 文章录入：maisie 责任编辑：maisie

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一封商业信函写得好不好，可以用5W和7C原则来检验。商业信函的写信原则（Writing Principles）已从原来的3个“C”（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的７个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,　Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration

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实例

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Dear Sirs,

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With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License we will open the L/C by cable.

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关于你们四月九日函，我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

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对商业信函的“完整”要求

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1.一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；

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2．一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；

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3．一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit）；

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4．有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。

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一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，既：

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“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

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例如在定货的信中，必须明确说明

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“需要什么商品”(What you want)

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“何时需要” (When you need the goods)

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“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

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“如何付款”(How payment will be mande)

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如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由“为什么”(Why)。

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